Digitale Archivierung und Dokuemntenmanagement
Als Energieversorgerin im Raum Brig-Aletsch-Goms setzt sich die EnBAG für den Ausstieg aus dem fossilen Zeitalter ein und bietet nachhaltige intelligente Lösungen zur Erfüllung der Bedürfnisse Ihrer Kunden.
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„Die Welt der Energie verändert sich zügig und grundlegend. Die Digitalisierung hält in allen Bereichen Einzug. Informationen müssen schnell und überall verfügbar sein. Dieser Entwicklung wollen wir auch betriebsintern mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem Rechnung tragen.“
Dr. Hans-Peter Burgener, CEO EnBAG
Beweggründe für die Digital Archivierung?
In vielen Unternehmen läuft die interne Dokumentenverwaltung seit Jahren gleich ab: Die aktuelle Version eines Dokuments wird im Namen festgehalten, was zu immer längeren Dokumentennamen führt. Oft werden die Dokumente im Explorer abgelegt. Auf dem Server oder teilweise sogar auf lokalen Rechnern. Damit ist weder die nötige Verfügbarkeit, der benutzersensitive Zugriff, der Schutz der Dokumente noch eine brauchbare Suche gegeben. Ebenfalls erfüllt diese Ablage die gesetzlichen Vorgaben einer Dokumentenarchivierung ungenügend. Das bedeutet, dass sämtliche Dokumente zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen.
Aus diesem Grund wollte man bei der EnBAG ein passendes und zeitgemässes Ablagesystem anschaffen. Ein System, in dem die gesamte Entstehungsgeschichte und jede Veränderung eines Dokuments einsehbar ist, den zuständigen Mitarbeitenden auf einfache Weise Zugriffsrechte eingeräumt werden können und die gesetzeskonforme digitale Archivierung möglich ist. Die digitale Archivierung von Dokumenten liegt aufgrund der zahlreichen Vorteile im Trend.
«Die bisherige Dokumentenablage im Explorer entsprach schon länger nicht mehr unseren Vorstellungen»
Alain Leiggener, Teamleiter EDM & IT
Aus diesem Grund wollte man bei der EnBAG ein passendes und zeitgemässes Ablagesystem anschaffen. Ein System, in dem die gesamte Entstehungsgeschichte und jede Veränderung eines Dokuments einsehbar ist, den zuständigen Mitarbeitenden auf einfache Weise Zugriffsrechte eingeräumt werden können und die gesetzeskonforme digitale Archivierung möglich ist. Die digitale Archivierung von Dokumenten liegt aufgrund der zahlreichen Vorteile im Trend
Die Herausfoderungen und wie wir das Projekt umgesetzt haben
Die Einführung eines modernen Dokumenten Management Systems (DMS) ist ohne die Unterstützung der Mitarbeitenden nicht realisierbar. «Uns war klar, dass wir alle Mitarbeitenden dafür abholen und schulen mussten, wenn die Umstellung erfolgreich sein sollte», sagt Leiggener. So machte die EnBAG die Bedürfnisse ausfindig, welche die Nutzer an ein neues System haben. Neben einer einfachen Handhabung ergab die Analyse auch, dass ein DMS die digitale Zusammenarbeit (Kollaboration) zu Dokumenten unterstützen soll. Ebenfalls soll schnell und sicher auf Kundendokumente zugegriffen werden können. Dies ermöglicht eine effiziente Abwicklung der Prozesse.
«Wir führten das Projekt mit agilem Ansatz durch und begannen die Analyse mit einer Softwareevaluation», sagt David Henzen, Projektleiter, zum Vorgehen bei diesem DMS Projekt.
Die Wahl des richtigen Produktes
Nach dem Abgleich der Anforderungen schafften es drei Softwareanbieter auf die Shortlist und durften ihr Produkt der Geschäftsleitung präsentieren. Die Software ELOprofessional überzeugte am meisten und setzte sich gegen die Konkurrenz durch. Eingeführt wurde die Software durch die veracom AG. Die veracom AG mit Sitz in Visp gehört schweizweit zu den Top ELO Business Partnern und ist vor allem im Raum Oberwallis tätig.
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