Archivierungspflicht
und gesetzliche Grundlagen

• Eine rechtskonforme Archivierung sicherzustellen ist Aufgabe der Geschäftsleitung und kann nicht delegiert werden
• Bei Verstössen gegen die Vorgaben drohen Geld- oder Gefängnisstrafen
• Die verschärften Vorgaben des neuen Datenschutzgesetzes sind einzuhalten, insbesondere auch im Personalwesen
• Es lohnt sich also für die Geschäftsleitung, eine klare Archivierungsstrategie zu entwickeln und einzuführen

Alle geschäftsrelevanten Dokumente wie z.B.:

• Korrespondenz
• E-Mails
• Verträge
• Debitoren- / Kreditorenbelege
• Finanzbelege
• Personalbezogene Dokumente uvm.

Faustregel: Rund 80-90% aller Dokumente sind Geschäftsrelevant. Wir empfehlen eine möglichst umfassende Archivierung, damit bei Bedarf alles vorhanden ist.

• Standardmässig gilt 10 Jahre
  Es gibt aber auch kürzere und längere Fristen
• Dokumente müssen bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist sicher aufbewahrt werden.
• Kein Dokument darf verloren gehen, zerstört oder gelöscht werden.
• Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen manchen Dokumente vernichtet, andere können in ein Langzeitarchiv überführt werden

• Der Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) der Archivierung muss unverfälschbar nachweisbar sein
• Sämtliche Änderungen müssen in einem Logfile gespeichert und nachweisbar sein

• Die Lesbarkeit der Informationen muss sichergestellt sein bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
• Dies bezieht sich auch auf eine Weiterentwicklung von Speichermedien oder eine Migration auf neue Plattformen
• Besonders wichtig ist hierbei, anerkannte Langzeitformate einzusetzen

• Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen
• Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen
• Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Dokumente selbst
• Eine Unterscheidung zwischen funktionalen und strukturellen Rechten ist vorteilhaft
• Eine Aufteilung in Gruppen und User erleichtert die Umsetzung erheblich

• Die archivierten Dokumente müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (lückenlose Protokollierung)
• Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen

• Dokumente müssen geordnet aufbewahrt werden und innerhalb angemessener Frist eingesehen und überprüft werden können
• Die Struktur erfüllt sowohl thematische Ordnung als auch Zutrittsanforderungen

• Die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe, die Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Dokumente zur Anwendung kommen, sind so zu dokumentieren, dass der Prozess verstanden werden kann